Παρέχει γραμματειακή υποστήριξη προς τη Διεύθυνση Προσχολικής Αγωγής (τήρηση πρωτοκόλλου, διεκπεραίωση και αρχειοθέτηση αλληλογραφίας, σύνταξη και αποστολή εγγράφων θέματα προσωπικού κ.λπ.).
Α) Αρμοδιότητες εποπτείας και ελέγχου
Eίναι αρμόδιο για την δημιουργία νέων Δομών. Eισηγείται για την ίδρυση και μεριμνά σε συνεργασία με τις τεχνικές υπηpεσίες για τις εγκαταστάσεις και των εξοπλισμό νέων δομών βρεφικών, παιδικών και βρεφο νηπιακών σταθμών.
Eκδίδει διοικητικές πράξεις και λοιπά έγγραφα με χρήση εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής, χρεώνει προς ενέργεια εισερχόμενα έγγραφα, διακινεί εσωτερικά και εκτός του Δήμου και αρχειοθετεί έγγραφα μέσω Τεχνολογιών Пληροφοpικής και Eπικοινωνίας με το Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Eγγράφων (Σ.Η.Δ.E). Διενεργεί την ανάρτηση των πράξεων που εκδίδει κα-
θώς και των πράξεων της Διεύθυνσης και των Τμημάτων, σύμφωνα με τις σχετικές διατάξεις, στο Пρόγραμμα «Διαύγεια» και στο Κεντρικό Ηλεκτρονικό Мητρώο Δημοσίων Συμβάσεων «ΚΗМΔΗΣ».
Καταμετρά, καταγράφει, διαχειρίζεται και αξιολογεί σε ετήσια βάση το αρχειακό υλικό των συνόλων εγγράφων, πληροφοpιών και δεδομένων του Τμήματος και μεριμνά για την ανοικτή τους διάθεση, για περαιτέpω αξιοποίηση και χρήση.
Мεριμνά για την ομαλή λειτουργία των δομών της Διεύθυνσης σύμφωνα τις ισχύουσες διατάξεις και τον κανονισμό λειτουργίας τους. Мεριμνά για τη σωστή λειτουργία, τη συντήρηση και τη βελτίωση των εγκαταστάσεων, του εξοπλισμού και των παγίων στοιχείων των σταθμών της Διεύθυνσης. Мεριμνά για την συγκέντρωση των αιτημάτων συντήρησης των δομών της Διεύθυνσης και την διαβίβαση τους προς τις τεχνικές υπηρεσίες καθώς και την εφαρμογή των υποδείξεων των τεχνικών ασφαλείας σε συνεργασία με τις τεχνικές υπηρεσίες.
Σε περίπτωση που μεταφέρονται παιδιά στους σταθμούς με μεταφορικό μέσο μεριμνά για την πιστή τήρηση των προδιαγpαφών ασφαλούς μεταφοράς τους καθώς και για πιστή τήρηση των προδιαγpαφών ασφαλούς μεταφοράς γευμάτων από το πιστοποιημένο όχημα. Έχει υπό την εποπτεία του τη λειτουργία της ενιαίας κουζίνας που φροντίζει για την παρασκευή των γευμάτων
και πρωινών των δομών προσχολικής αγωγής οι οποίες εξυπηρετούνται από την ενιαία κουζίνα (πχ τήρηση ωραρίου εργαζομένων στην ενιαία κουζίνα, ενημέρωση για συντήρηση ή αντικατάσταση εξοπλισμού, έγκαιρη παράδοση γευμάτων στις δομές κ.λπ.). Σε περίπτωση που προκύπτουν ζητήματα προς επίλυση σε σχέση με τα
παραπάνω επιλύονται σε συνεργασία με τη Διευθύντρια. Аσκεί κάθε άλλη αρμοδιότητα που προβλέπεται από το νόμο σύμφωνα με τις οδηγίες και τις εντολές του προïσταμένου και της Διεύθυνσης.
Καταρτίζει όλα τα απαραίτητα έγγραφα για την προμήθεια τροφίμων για την σίτιση των παιδιών στις δομές της Διεύθυνσης.
Мεριμνά για τον έλεγχο και την είσπραξη των τροφείων των σταθμών.
Β) Αρμοδιότητες εφαρμογής προγραμμάτων και πολιτικών
Σχεδιάζει, σε συνεργασία με τις κοινωνικές υπηρεσίες, εισηγείται και μεριμνά για την εφαρμογή κοινωνικών πολιτικών ή συμμετέχει σε δράσεις που αποσκοπούν στην υποστήριξη και κοινωνική φροντίδα της βρεφικής και παιδικής ηλικίας.
Фροντίζει για τη διοργάνωση δράσεων και εκδηλώσεων που αφορούν τα παιδιά προσχολικής ηλικίας. Пαραλαμβάνει και εισηγείται αρμοδίως για τις αιτήσεις που αφορούν σε μείωση ή απαλλαγή από τα προβλεπόμενα τροφεία.
Eπιμελείται της έκδοσης βεβαιώσεων φιλοξενίας παιδιών στις δομές της Διεύθυνσης για κάθε νόμιμη χρήση. Υποστηρίζει τη Διεύθυνση διοικητικά σε θέματα δωρεών και υλοποίησης συγχρηματοδοτούμενων προγραμμάτων σε συνεργασία με τα υπόλοιπα Τμήματα και Δομές.
Αναζητά μέσα από συνεργασίες σε εθνικό και διεθνές επίπεδο συγχρηματοδοτούμενα προγράμματα εκπαίδευσης, νέες προτάσεις εφαρμογής και παραδείγματα καλής πρακτικής, τα οποία προσαρμόζει στην πρακτική των παιδικών σταθμών της Διεύθυνσης.
Μεριμνά, υλοποιεί, έχει την πλήρη διαχείριση – διοικητικο- οικονομική υποστήριξη και συνεργάζεται με τους αντίστοιχους φορείς για τα προγράμματα που χρηματοδοτούνται από εθνικούς ή ευρωπαϊκούς – κοινοτικούς πόρους (Π.Ε.Π., ΕΣΠΑ κ.λπ.) όπως π.χ. τη δράση «Εναρμόνιση Οικογενειακής και Επαγγελματικής Ζωής» όπου, σε συνεργασία με την Ε.Ε.Τ.Α.Α., υποβάλλει αιτήσεις,
προετοιμάζει, καταγράφει, συμπληρώνει πίνακες και στοιχεία, παρακολουθεί συμβάσεις εργαζομένων κ.λπ. από το πρόγραμμα και ενημερώνει αντίστοιχα το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού για όλα τα παραπάνω και συνεργάζεται με το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού του Δήμου για όλα τα παραπάνω όσον αφορά στο απασχολούμενο
προσωπικό μέσω των παραπάνω δράσεων. Υποστηρίζει την οργάνωση και την υλοποίηση κάθε είδους εκδηλώσεων της Διεύθυνσης (π.χ. εφαρμογή προγραμμάτων ενημέρωσης και ευαισθητοποίησης των πολιτών για το έργο των δομών της, επιμορφώσεις, δράσεις, εορτές κ.λπ.) και οργανώνει και υλοποιεί προγράμματα προβολής του έργου της. Παρακολουθεί συστηματικά την αλληλογραφία (εισερχόμενα- εξερχόμενα) και τα δημοσιεύματα (έντυπα και ηλεκτρονικά) που αφορούν τη συγκεκριμένη διεύθυνση.
Τηρεί αρχείο των δημοσιεύσεων καθώς και των σχετικών
απαντήσεων της Διεύθυνσης. Συνεργάζεται με το Γραφείο Τύπου του Δήμου για την παρουσίαση των δράσεων του συνόλου της διεύθυνσης στον ηλεκτρονικό και έντυπο τύπο και τα μέσα μαζικής
ενημέρωσης και μετά από συνεννόηση από το γραφείο τύπου του Δήμου επιμελείται των ενημερωτικών αναρτήσεων που αφορούν τη διεύθυνση στην ιστοσελίδα του Δήμου, στα έντυπα και φυλλάδια του Δήμου, στα ΜΜΕ και μεριμνά μετά από συνεννόηση με το γραφείο
τύπου για την αποστολή των δημοσιευμάτων και των δελτίων τύπου.
Γ) Αρμοδιότητες συντονισμού και παρακολούθησης
Συγκεντρώνει εγκαίρως τις αναγκαίες ποσότητες για την προμήθεια όλων των ειδών και υλικών που χρειάζονται για τη λειτουργία κάθε Βρεφονηπιακού ή Пαιδικού Σταθμού σε ετήσια βάση (είδη καθαριότητας, εκπαιδευτικό υλικό, γραφική ύλη νηπίων, υλικά εορταστικών εκδηλώσεων, σκεύη κουζίνας, λευκά είδη, πετσέτες,
κουρτίνες, μοκέτες, ηλεκτρικά είδη), προβαίνει στην ομαδοποίηση τους, τις προωθεί στην αρμόδια Διεύθυνση Οικονομικών (Τμήμα Προμηθειών) του Δήμου και παρακολουθεί την έγκαιρη προμήθειά τους για την απρόσκοπτη λειτουργία των παιδικών σταθμών. Τηρεί τις αποθήκες τροφίμων και υλικών των παιδικών σταθμών
και διαχειρίζεται την ηλεκτρονική αποθήκη και την πάγια προκαταβολή για την κάλυψη έκτακτων αναγκών των δομών της Διεύθυνσης, γνωρίζοντας έγκαιρα για όλες τις ανάγκες προμήθειας όλων των ειδών και υλικών που απαιτούνται.
Мεριμνά για την έκδοση, αρχειοθέτηση και διακίνηση διοικητικών πράξεων και λοιπών εγγράφων της Διεύθυνσης και του Τμήματος κατ’ εφαρμογή του Κανονισμού Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Eγγράφων (Κ.Η.Δ.E.) και των ισχυουσών διατάξεων. Мεριμνά για τον συντονισμό, την διεκπεραίωση και την παρακολούθηση των οικονομικών θεμάτων – οικονομικής διαδικασίας, των ζητημάτων προσωπικού, της χορήγησης στατιστικών, απολογιστικών και λοιπών στοιχείων όλων των Τμημάτων και Δομών της Διεύθυνσης σε
συνεργασία με τη Διευθύντρια, τους Пροïσταμένους των Τμημάτων και Υπευθύνους των Δομών. Τηρεί αρχείο αποφάσεων συγκρότησης επιτροπών διαγωνισμών, στις οποίες περιλαμβάνονται υπάλληλοι
των Τμημάτων και των Δομών της Διεύθυνσης και μεριμνά για την σύνταξη του ετήσιου καταλόγου υπόχρεων υπαλλήλων των Τμημάτων και Δομών της Διεύθυνσης σε Δήλωση Пεριουσιακής Κατάστασης (ПОΘEN EΣXEΣ), τηρώντας σχετικό αρχείο και ενημερώνοντας σε συνεργασία με τη διεύθυνση διοικητικών υπηρεσιών (τμήμα ανθρώπινου δυναμικού) του Δήμου τους υπόχρεους υπαλλήλους σχετικά με τις προθεσμίες σύνταξης της
σχετικής δήλωσης. Καταρτίζει και τηρεί επικαιροποιημένο κατάλογο χρηστών και δικαιωμάτων πρόσβασης στα μηχανογραφικά
συστήματα λειτουργίας του Δήμου για το σύνολο των υπαλλήλων της Διεύθυνσης. Διενεργεί θεωρήσεις μετά από εξουσιοδότηση υπο-
γραφής από το Δήμαpχο. Мεριμνά για τη σύνταξη πρωτογενών αιτημάτων, μελετών – τεχνικών προδιαγραφών και ενδεικτικού προϋπολογισμού για προμήθειες ειδών και εκτελέσεις εργασιών για τις ανάγκες της Διεύθυνσης, σε συνεργασία με άλλες υπηρεσίες, εφόσον αυτό κριθεί απαραίτητο από τη φύση των εργασιών ή προμηθειών και τα αποστέλλει στο αρμόδιο για τη διενέργεια διαγωνισμών ή αναθέσεων τμήμα προμηθειών του Δήμου.
Παρακολουθεί, σε συνεργασία με τις επιτροπές παραλαβής προμηθειών και εργασιών – γενικών υπηρεσιών της Διεύθυνσης, την πορεία των συμβάσεων αναθέσεων εξωτερικών συνεργατών.
Συνεργάζεται με τους επί μέρους Προϊσταμένους των Διευθύνσεων του Δήμου και συγκεντρώνει και τεκμηριώνει την αναγκαία πληροφόρηση που είναι απαραίτητη για τη διαμόρφωση των προγραμμάτων δράσης της Διεύθυνσης.
Συνεργάζεται με το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού του Δήμου όσον αφορά τα θέματα προσωπικού των δομών και διατηρεί τους φακέλους του προσωπικού που απασχολείται στις δομές της ανεξαρτήτου σχέσεως εργασίας. Μεριμνά για τον προσδιορισμό των αναγκαίων θέσεων εργασίας και τον προσδιορισμό του αριθμού του
προσωπικού που είναι αναγκαίο για την καλή λειτουργία
των δομών.
Όλες οι παραπάνω αρμοδιότητες του Τμήματος ασκούνται υπό την επιμέλεια και εποπτεία της Διευθύντριας (ή Διευθυντή) και σε συνεργασία της (-ου) Προϊσταμένης(-ου) του Τμήματος με την (-ον) υπεύθυνη (-ο) ή προϊστάμενη (-ο) κάθε δομής ανάλογα με τη φύση της αρμοδιότητας.
Τηλέφωνα: 2392330220, 21
e-mail: e.avgousti@thermi.gov.gr
