Αρμοδιότητες Τμήματος Εποπτείας, Οργάνωσης Υπηρεσιών και Διοίκησης Σχολών Διεύθυνσης
Παρέχει γραμματειακή υποστήριξη προς τη Διεύθυνση (τήρηση πρωτοκόλλου, διεκπεραίωση και αρχειοθέτηση αλληλογραφίας, σύνταξη και αποστολή εγγράφων, θέματα προσωπικού κ.λπ.).
Α) Αρμοδιότητες εποπτείας, ελέγχου, εφαρμογής προγραμμάτων
Εκδίδει διοικητικές πράξεις και λοιπά έγγραφα με χρήση εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής, χρεώνει προς ενέργεια εισερχόμενα έγγραφα, διακινεί εσωτερικά και εκτός του Δήμου και αρχειοθετεί έγγραφα μέσω Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνίας με το Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων (Σ.Η.Δ.Ε.).
Διενεργεί την ανάρτηση των πράξεων που εκδίδει, καθώς και των πράξεων της Διεύθυνσης και των Τμημάτων, σύμφωνα με τις σχετικές διατάξεις, στο πρόγραμμα «Διαύγεια» και στο Κεντρικό Ηλεκτρονικό Μητρώο Δημοσίων Συμβάσεων «ΚΗΜΔΗΣ».
Καταμετρά, καταγράφει, διαχειρίζεται και αξιολογεί σε ετήσια βάση το αρχειακό υλικό των συνόλων εγγράφων, πληροφοριών και δεδομένων του Τμήματος και μεριμνά για την ανοικτή τους διάθεση, για περαιτέρω αξιοποίηση και χρήση.
Μεριμνά για την ομαλή λειτουργία των Σχολών και Τμημάτων Πολιτιστικής Εκπαίδευσης της Διεύθυνσης, σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις και τον κανονισμό λειτουργίας τους, για τη σωστή λειτουργία και τη συντήρηση των κτιρίων, εγκαταστάσεων και εξοπλισμού της Διεύθυνσης, με τη συνεργασία των Τμημάτων Πολιτισμού και Βιβλιοθηκών, όπως και Αθλητισμού, για τη συγκέντρωση των αιτημάτων συντήρησης των εγκαταστάσεων της Διεύθυνσης και τη διαβίβασή τους προς τις τεχνικές υπηρεσίες, καθώς και την εφαρμογή των υποδείξεων των τεχνικών ασφαλείας σε συνεργασία με τις τεχνικές υπηρεσίες.
Ασκεί κάθε άλλη αρμοδιότητα που προβλέπεται από το νόμο, σύμφωνα με τις οδηγίες και τις εντολές του προϊσταμένου και της Διεύθυνσης, και καταρτίζει όλα τα απαραίτητα έγγραφα για την προμήθεια υλικών και υπηρεσιών των Σχολών της Διεύθυνσης, ενώ μεριμνά για τον έλεγχο και την είσπραξη των διδάκτρων των Σχολών.
Υποστηρίζει τη συλλογή των στοιχείων που είναι απαραίτητα για την κατάρτιση του ετήσιου Σχεδίου Δράσης και του απολογισμού εργασιών της Διεύθυνσης.
Συνεργάζεται με τους επιμέρους προϊσταμένους των Διευθύνσεων του Δήμου και συγκεντρώνει και τεκμηριώνει την αναγκαία πληροφόρηση που είναι απαραίτητη για τη διαμόρφωση των προγραμμάτων δράσης όλων των Τμημάτων της Διεύθυνσης.
Παραλαμβάνει και εισηγείται αρμοδίως για τις αιτήσεις που αφορούν σε μείωση ή απαλλαγή από τα προβλεπόμενα δίδακτρα.
Επιμελείται της έκδοσης βεβαιώσεων φοίτησης στις Σχολές της Διεύθυνσης για κάθε νόμιμη χρήση.
Υποστηρίζει τη Διεύθυνση διοικητικά σε θέματα δωρεών και υλοποίησης συγχρηματοδοτούμενων προγραμμάτων σε συνεργασία με τα υπόλοιπα Τμήματα.
Αναζητά, μέσα από συνεργασίες σε εθνικό και διεθνές επίπεδο, συγχρηματοδοτούμενα προγράμματα εκπαίδευσης, νέες προτάσεις εφαρμογής και παραδείγματα καλής πρακτικής, τα οποία προσαρμόζει στην πρακτική των Σχολών της Διεύθυνσης.
Μεριμνά, υλοποιεί, έχει την πλήρη διαχείριση – διοικητικοοικονομική υποστήριξη και συνεργάζεται με τους αντίστοιχους φορείς για τα προγράμματα που χρηματοδοτούνται από εθνικούς ή ευρωπαϊκούς – κοινοτικούς πόρους (ΓΓΑ κ.λπ.), όπως π.χ. τη δράση «Πρόγραμμα Άθλησης για Όλους», όπου, σε συνεργασία με τη ΓΓΑ, υποβάλλει αιτήσεις, προετοιμάζει, καταγράφει, συμπληρώνει πίνακες και στοιχεία, παρακολουθεί συμβάσεις εργαζομένων κ.λπ. από το πρόγραμμα και ενημερώνει αντίστοιχα το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού για όλα τα παραπάνω και συνεργάζεται με το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού του Δήμου για όλα τα παραπάνω όσον αφορά στο απασχολούμενο προσωπικό μέσω των παραπάνω δράσεων.
Υποστηρίζει την οργάνωση και την υλοποίηση κάθε είδους εκδηλώσεων της Διεύθυνσης (π.χ. εφαρμογή προγραμμάτων ενημέρωσης και ευαισθητοποίησης των πολιτών για το έργο της, επιμορφώσεις, δράσεις, εορτές κ.λπ.).
Παρακολουθεί συστηματικά την αλληλογραφία (εισερχόμενα – εξερχόμενα) και τα δημοσιεύματα (έντυπα και ηλεκτρονικά) που αφορούν τη συγκεκριμένη Διεύθυνση.
Τηρεί αρχείο των δημοσιεύσεων καθώς και των σχετικών απαντήσεων της Διεύθυνσης.
Συνεργάζεται με το Γραφείο Τύπου του Δήμου για την παρουσίαση των δράσεων του συνόλου της Διεύθυνσης στον ηλεκτρονικό και έντυπο τύπο και τα μέσα μαζικής ενημέρωσης και, μετά από συνεννόηση με το Γραφείο Τύπου του Δήμου, επιμελείται των ενημερωτικών αναρτήσεων που αφορούν τη Διεύθυνση στην ιστοσελίδα του Δήμου, στα έντυπα και φυλλάδια του Δήμου, στα ΜΜΕ και μεριμνά, μετά από συνεννόηση με το Γραφείο Τύπου, για την αποστολή των δημοσιευμάτων και των δελτίων τύπου.
Β) Αρμοδιότητες συντονισμού και παρακολούθησης
Συγκεντρώνει τις προτάσεις των Τμημάτων για την κατάρτιση του προϋπολογισμού της Διεύθυνσης.
Συγκεντρώνει εγκαίρως τις αναγκαίες ποσότητες για την προμήθεια όλων των ειδών και υλικών που χρειάζονται για τη λειτουργία κάθε Σχολής, Τμήματος Πολιτιστικής Εκπαίδευσης και Αθλητικής δραστηριότητας σε ετήσια βάση (είδη καθαριότητας, εκπαιδευτικό υλικό, γραφική ύλη νηπίων, υλικά εορταστικών εκδηλώσεων, σκεύη κουζίνας, λευκά είδη, πετσέτες, κουρτίνες, μοκέτες, ηλεκτρικά είδη), προβαίνει στην ομαδοποίησή τους, τις προωθεί στην αρμόδια Διεύθυνση Οικονομικών (Τμήμα Προμηθειών) του Δήμου και παρακολουθεί την έγκαιρη προμήθειά τους για την απρόσκοπτη λειτουργία των δράσεων της Διεύθυνσης.
Μεριμνά για την έκδοση, αρχειοθέτηση και διακίνηση διοικητικών πράξεων και λοιπών εγγράφων της Διεύθυνσης και του Τμήματος κατ’ εφαρμογή του Κανονισμού Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων (Κ.Η.Δ.Ε.) και των ισχυουσών διατάξεων, για τον συντονισμό, τη διεκπεραίωση και την παρακολούθηση των οικονομικών θεμάτων – οικονομικής διαδικασίας, των ζητημάτων προσωπικού, της χορήγησης στατιστικών, απολογιστικών και λοιπών στοιχείων όλων των Τμημάτων και Σχολών της Διεύθυνσης σε συνεργασία με το Διευθυντή, τους Προϊσταμένους των Τμημάτων και Υπευθύνους των Σχολών.
Τηρεί αρχείο αποφάσεων συγκρότησης επιτροπών διαγωνισμών, στις οποίες περιλαμβάνονται υπάλληλοι των Τμημάτων της Διεύθυνσης, και μεριμνά για τη σύνταξη του ετήσιου καταλόγου υπόχρεων υπαλλήλων των Τμημάτων και Δομών της Διεύθυνσης σε Δήλωση Περιουσιακής Κατάστασης (ΠΟΘΕΝ ΕΣΧΕΣ), τηρώντας σχετικό αρχείο και ενημερώνοντας, σε συνεργασία με τη Διεύθυνση Διοικητικών Υπηρεσιών (Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού) του Δήμου, τους υπόχρεους υπαλλήλους σχετικά με τις προθεσμίες σύνταξης της σχετικής δήλωσης.
Καταρτίζει και τηρεί επικαιροποιημένο κατάλογο χρηστών και δικαιωμάτων πρόσβασης στα μηχανογραφικά συστήματα λειτουργίας του Δήμου για το σύνολο των υπαλλήλων της Διεύθυνσης.
Μεριμνά για τη σύνταξη πρωτογενών αιτημάτων, μελετών – τεχνικών προδιαγραφών και ενδεικτικού προϋπολογισμού για προμήθειες ειδών και εκτελέσεις εργασιών για τις ανάγκες της Διεύθυνσης, σε συνεργασία με άλλες υπηρεσίες, εφόσον αυτό κριθεί απαραίτητο από τη φύση των εργασιών ή προμηθειών, και τα αποστέλλει στο αρμόδιο για τη διενέργεια διαγωνισμών ή αναθέσεων Τμήμα Προμηθειών του Δήμου.
Παρακολουθεί, σε συνεργασία με τις επιτροπές παραλαβής προμηθειών και εργασιών – γενικών υπηρεσιών της Διεύθυνσης, την πορεία των συμβάσεων αναθέσεων εξωτερικών συνεργατών.
Συνεργάζεται με τους επί μέρους Προϊσταμένους των Διευθύνσεων του Δήμου και συγκεντρώνει και τεκμηριώνει την αναγκαία πληροφόρηση που είναι απαραίτητη για τη διαμόρφωση των προγραμμάτων δράσης της Διεύθυνσης, συνεργάζεται με το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού του Δήμου όσον αφορά τα θέματα καλλιτεχνικού προσωπικού.
Συνεργάζεται με το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού του Δήμου όσον αφορά τα θέματα προσωπικού των Τμημάτων και Σχολών.
Μεριμνά για τον προσδιορισμό των αναγκαίων θέσεων εργασίας και τον προσδιορισμό του αριθμού του προσωπικού που είναι αναγκαίο για την καλή λειτουργία των Σχολών, της Πολιτιστικής Εκπαίδευσης και Αθλητικών δραστηριοτήτων.
Όλες οι παραπάνω αρμοδιότητες του Τμήματος ασκούνται υπό την επιμέλεια και εποπτεία του Διευθυντή και σε συνεργασία με τους Προϊσταμένους των Τμημάτων και Υπευθύνους των Σχολών, ανάλογα με τη φύση της αρμοδιότητας.
Διενεργεί θεωρήσεις μετά από εξουσιοδότηση υπογραφής από τον Δήμαρχο.
